Jak szybko pozbyć się dużej ilości niepotrzebnych dokumentów?

Stale podnoszący się poziom papierzysk doprowadził już do niekontrolowanej powodzi, z którą nie radzą sobie nie tylko Twoi pracownicy, ale również sprzęt, który miał szybko i skutecznie niszczyć niechciane papiery. Te niszczarki to częściej się przegrzewają, niż pracują jak należy! Archiwum, które do niedawna zdawało się idealnym rozwiązaniem tego typu problemów (upchnij i zamknij drzwi) nagle jakby się skurczyło i nie da się wcisnąć do niego choćby jednego segregatora. Masz problem – to już fakt. Najlepiej byłoby uciec z tonącego statku, ale kapitan zostaje na pokładzie do końca, czyż nie? To co Ci zostało? A, spalić to wszystko w cholerę! Niby dobre rozwiązanie, ale zaraz się jacyś ekolodzy doczepią podczas ogniska albo, co gorsze, urzędnicy! Będą węszyć, gdzie się podziały dokumenty i dlaczego nie ma żadnych poświadczeń potwierdzających zniszczenie i utylizację zgodną z prawem? Ta cała biurokracja, to już skandal. Wyrzucić – też źle, bo jeszcze ktoś znajdzie i będzie szantażował, a jak się praworządny trafi, to jeszcze prokuraturę zawiadomi… No i trochę głupio tak do lasu wywozić, bo do lasu to przecież na grzyby, a nie na nielegalne wysypisko. To może by tak zlecić to komuś?

Who you gonna call?!

Chciałoby się wykrzyczeć “Ghostbusters”, ale to nie ta branża. W Twojej firmie straszy co najwyżej wysoki poziom zagrożenia lawinowego w archiwum. Znacznie lepiej wybrać numer usługodawcy profesjonalnie niszczącego dokumentację. Kiedy już przeanalizujesz rynek i wybierzesz firmę, która wzbudzi Twoje zaufanie, wystarczy, że umówisz się na odbiór dokumentów, a specjaliści zrobią resztę za Ciebie. Możesz rozsiąść się wygodnie przy biurku i patrzeć, jak archiwum zostaje sukcesywnie opróżnione, a jego zawartość trafia do bezpiecznych pojemników… albo zająć się swoją pracą. Wybór należy do Ciebie! Nurtuje Cię pytanie, co stanie się dalej? Pracownicy firmy, którą wynająłeś, zapakują pojemniki do monitorowanego samochodu, zapewne każą Ci podpisać potwierdzenie zdawczo-odbiorcze i odjadą w siną dal… No właściwie to do prywatnej niszczarni, gdzie Twoja dokumentacja zostanie bezpiecznie i trwale zniszczona bez względu na rodzaj nośnika, na którym się znajduje. Z całości otrzymasz certyfikat zniszczenia, a jeśli dobrze wybrałeś firmę outsourcingową to nawet nagranie na płycie CD/DVD przedstawiające mrożące krew żyłach sceny mielenia i prasowania Twoich dokumentów. Masz problem z głowy! Przynajmniej do czasu…

Profilaktyka lepsza niż doraźne działanie

Jako że Twoje przedsiębiorstwo raczej nie przestanie przetwarzać dokumentacji z dnia na dzień, może warto rozważyć środki przeciwdziałania kolejnej powodzi dokumentów? Systematycznie niszczyć bieżącą dokumentację w biurowych niszczarkach, zaprowadzić porządek i organizację w archiwum zakładowym, a może pomyśleć o stałej współpracy ze sprawdzoną firmą niszczącą dokumenty, która dopiero co uratowała Cię z opresji? Wystarczy dograć kilka spraw i wprowadzić zlecenie stałe, a profesjonaliści w wyznaczonych przez Ciebie terminach będą odbierać i niszczyć dokumenty przeznaczone do utylizacji. Być może w swojej ofercie posiadają także inne rozwiązania, które mógłbyś wdrożyć u siebie w firmie, tym samym ograniczając zużycie powierzchni magazynowej i zwiększając bezpieczeństwo? Na przykład za pomocą bezpiecznych szafek, do których trafia niepotrzebna dokumentacja przeznaczona do zniszczenia, a które opróżnia wzmiankowana firma? To tylko jedna opcja, a jest ich o wiele więcej. Wystarczy zrobić research na stronie internetowej Twoich niszczących współbraci albo uciąć z nimi dłuższą pogawędkę o tym, jak są w stanie pomóc. Spróbuj, chyba warto, prawda?

Źródło: https://niszczeniedokumentow.eu